کارفرما و اطلاعات خصوصی افراد در محیط کار

بازار کار — 09 جولای 2014

محمدعلی شاکرمی

وظایف قانونی کارفرمایان در قبال کارمندان- بخش ششم

در ادامه مطالب شماره‌های گذشته که به تعدادی از وظایف قانونی و الزامی کارفرمایان در قبال شاغلین در بنگاه اقتصادی آنها اشاره شده در این شماره به موضوع حفظ اطلاعات خصوصی شاغلان می‌پردازیم.

چنانچه کارفرمای یک بنگاه اقتصادی هستید، نگهداری، حفاظت و تامین امنیت اطلاعات شخصی و البته خصوصی پرسنل‌اتان، از وظایف قانونی شما بوده ومی‌بایست ضمن آشنایی با قانون «حفاظت از اطلاعات خصوصی افراد و اسناد الکترونیکی کانادا» موسوم به PIPEDA نسبت به اجرای آن اقدامات لازم را انجام دهید.

طبق قانون (Canada’s Personal Information Protection & Electronic Documents) محافظت از اطلاعات مربوط به مشتریان نیز از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است که در مقالات بعدی به تفصیل به آن پرداخته خواهد شد.

علی‌رغم اینکه بیشتر افراد از درز اطلاعات شخصی‌شان به بیرون نگران هستند، ولی به این نکته نیز آگاهند که وقتی برای یک شرکت و یا سازمانی و در محل و ساختمان معین شده توسط آن سازمان مشغول بکار می‌شوند، خواه ناخواه اطلاعات شخصی‌شان در اختیار کارفرما قرار می‌گیرد.

باید در نظر داشت که، تمامی کارفرمایان معمولا به حداقلی از اطلاعات شخصی افراد و نیروی انسانی‌شان برای امور مختلف مالی و اداری نیاز دارند. آنها باید مطمئن شوند که کارگر/کارمند وظایف محوله را به نحو احسن انجام می‌دهد. بنابراین برای کارمندان/کارگران، اطلاعات شخصی‌شان دیگر به‌صورتی صد در صد خصوصی نبوده و حالا افرادی هستند که به آنها دسترسی دارند. این امر امروزه به این دلیل که زمینه‌های دریافت اطلاعات شخصی نیروی انسانی توسط کارفرما بسیار گسترده‌تر از قبل شده و تنها به مسائل مالی و پرداخت حقوق و مزایا ختم نمی‌شود، بیش از پیش نگران‌کننده شده است.

به عنوان مثال:

انجام تست‌های روانشناسی در هنگام استخدام افراد توسط کارفرمایان و واحدهای منابع انسانی شرکت‌ها؛
ثبت اطلاعات مربوط به فعالیت‌های نیروی کار در کامپیوترهای کاری‌شان اعم از وبگردی، جستجوهای اینترنتی، دریافت و ارسال ایمیل‌های شخصی و کاری در محل کار که همه و همه به راحتی توسط واحد تکنولوژی و اطلاعات IT شرکت‌ها قابل رصد می‌باشد؛
ثبت تمامی حرکات فیزیکی پرسنل در زمان کار و یا ورود و خروج‌شان توسط دوربین‌های مداربسته نصب شده در محیط‌های کار؛
انجام تست‌های ژنتیک برای استخدام در برخی از مشاغل و بعضی از شرکت‌ها؛

همگی نشان می‌دهند که اطلاعات و دانسته‌های کارفرمایان از نیروی انسانی‌شان تقریبا نامحدود و بسیار بیش از آنچه است که می‌توان فکر کرد.

البته کارفرمایان می‌توانند در ثبت و ضبط اطلاعات خصوصی پرسنل‌شان تعادل به خرج داده و فقط آن دسته از اطلاعاتی را که واقعا مورد نیاز است جمع‌آوری کرده و همچنین از روند صحیح جمع‌آوری، استفاده و حتی افشای آن بر اساس قوانین مربوطه اطمینان حاصل نمایند. به‌عبارتی کارفرما موظف است بر طبق قانون، پروسه جمع‌آوری و ثبت و ضبط اطلاعات مورد نیاز را محدود و با دریافت رضایت‌نامه، نحوه استفاده از آنها را با نیروی انسانی سازمان در میان بگذارد. همچنین تمامی کارمندان/کارگران می‌بایست در هر زمان که می‌خواهند به اطلاعات‌شان که در نزد کارفرما ثبت و نگهداری شده، دسترسی داشته و از صحت و یا نادرستی آنها مطمئن گردند. نحوه استفاده از اطلاعات جمع‌آوری شده نیز نمی‌بایست متفاوت از آن چیزی باشد که در ابتدا با نیروی انسانی در میان گذاشته شده است.

از طرف دیگر باید دید که آیا بین حق نیروی انسانی در خصوصی نگه داشته شدن اطلاعات شخصی‌شان از یک طرف، و حق و حقوق کارفرمایان برای مدیریت کسب و کارشان تضادی وجود دارد یا خیر.

پاسخ به این سئوال منفی است، چرا که مدیریت کارآمد کسب و کار توسط کارفرمایان مستلزم برخورداری از یکسری اطلاعات و سوابق ابتدایی از پرسنل می‌باشد تا در مواقع لزوم مثل کم‌کاری، بازدهی پایین‌تر از انتظار، غیبت و عدم حضور در محل کار، سوءاستفاده از اطلاعات شرکت و … از طرف کارمندان، کارفرمایان قادر باشند تا بنگاه اقتصادی تحت امرشان را به مسیر صحیح و پربازده هدایت نمایند.

بنابراین کارفرمایان می‌بایست با ارائه آموزش‌های لازم به نیروی انسانی خود از امنیت و بازدهی کسب و کارشان اطمینان حاصل کرده و جمع‌آوری و نگهداری اطلاعات از آنها را نیز به حداقل برسانند. در این صورت منافع و امنیت هر دو طرف تامین شده و بازی برد – برد ادامه خواهد یافت.

خوانندگان گرامی در صورت نیاز به اطلاعات بیشتر می‌توانند به لینک زیر مراجعه نمایند:

http://www.cbo-eco.ca

– این نوشتار بر اساس اطلاعات سایت‌های رسمی دولتی در می‌۲۰۱۴ تکمیل شده است.